Você é um ‘‘E-MALA‘‘ ?

Christian Barbosa
Que o e-mail é um grande problema corporativo ninguém precisa duvidar, mas você já parou para observar que têm algumas pessoas no ambiente corporativo que tem hábitos nada produtivos com e-mails e que fazem a situação piorar? Em uma recente pesquisa que conduzimos, descobrimos que o brasileiro gasta em média 3 horas por dia para lidar com seus e-mails, o que é muito tempo e que pode ser muito mal aproveitado se as pessoas ao seu redor não se conscientizarem em adotar bons hábitos para lidar com eles.

Mas será que você é a pessoa que tem maus hábitos de e-mail na empresa e acaba gastando tempo à toa de seus colegas por causa disso? Se você se encaixar no perfil abaixo, pode se colocar no papel de E-MALA!!! Veja abaixo alguns sintomas clássicos do e-mala. Caso você não se encaixe no perfil, encaminhe para os colegas, pois quem sabe alguém não melhora?

* Mister Urgência – Se todos seus e-mails são para ontem, se tudo que você manda é imediato e precisa ser feito agora, se você liga depois de enviar um e-mail e se pergunta se a pessoa viu seu e-mail urgente, existe algo errado com seu planejamento pessoal e sua rotina diária.

* Caixa de Entrada Lotada – Todo e-mala possui mais de 100 e-mails na Caixa de Entrada. Em geral é a pessoa que vive comentando que não recebe os e-mails dos outros, que pede informações que chegaram no e-mail mas ele não sabe pois não leu ainda. É comum também demorar um tempão para achar uma mensagem no meio de tantos e-mails não lidos ou mal organizados.

* Copia todos – É sempre melhor que todos fiquem sabendo do assunto do que apenas um, certo? Talvez lá na escola você adorasse que todo mundo parasse para ouvir suas histórias, não é? Em geral também gosta muito de responder a todos, pois é o botão maior no Outlook e ele sempre salta no seu clique.

* Assuntos Bizarros – O conteúdo do seu e-mail fala sobre o resultado da última reunião de diretoria, mas o assunto é algo do tipo: “O gato subiu no telhado” ou qualquer coisa do gênero. Em um e-mail o assunto deve resumir em 1 frase o conteúdo do mesmo e não ser uma frase criptografada que até um hacker teria dificuldades em decifrar.

* Correntes – O e-mala adora mandar correntes com frases bonitas, apresentações divertidas, vídeos engraçados, tem medo que caia sua orelha ou que Deus fique bravo com ele se a mensagem não chegar a 20 pessoas pelo menos.

* E-mails sem ação – A maioria dos e-mails é composta de informações e ações que devem ser tomadas, mas o e-mala só sabe passar a informação e deixa os próximos passos indefinidos ou ambíguos.

* E-mails longos – Todo e-mala tem o DNA do mala clássico, que você sempre evita, que adora ficar falando horas sem ter muito o que agregar e que sempre acaba atrapalhando. Isso aplicado no e-mail cria mensagens muito extensas, sem objetividade e chatas de ler. O ideal é manter um e-mail com menos de quatro parágrafos (aproximadamente 1000 caracteres).

Estas são as características mais marcantes do e-mala, o que não significa que se você tem apenas uma ou outra característica, não possa se tornar um no futuro. Pense a respeito e evite que isso aconteça, vamos criar a campanha: DIGA NÃO AO E-MALA, ou no futuro além do transito que se tornou um transtorno público em algumas cidades estaremos reclamando também do e-mail.

Se você identificou algum e-mala em seu ambiente de trabalho, não perca tempo, encaminhe este e-mail, pois a mudança começa sempre com a conscientização. Se você recebeu este e-mail, não fique triste, quem mandou gosta de você e quer que você melhore o uso do seu e-mail!

Ajude o mundo a colocar alça nas malas! Divulgue este e-mail!

Pesquisa: multi-tarefa não funciona.

Semana retrasada saiu um estudo da Universidade de Stanford comprovando que a multi-tarefa não gera os resultados e faz as tarefas não terem qualidade.

O estudo só veio comprovar o que percebemos empiricamente no dia-a-dia, que nossa produtividade cai com a execução várias coisas simultâneas. Mandei um e-mail ao professor Nass, coordenador da pesquisa, para entender o estudo. Assim que tiver mais informações publico por aqui.

Por enquanto, segue uma tradução livre da pesquisa:
SAN FRANCISCO (Reuters) – Multi-tarefeiros de atividades de mídia como assistir Youtube, escrever e-mails e falar ao telefone não são bons nas suas tarefas de acordo com um relatório da Universidade de Stanford.

Pesquisadores que publicaram o relatório na Academia Nacional de Ciências, dizem que o resultado surpreendeu a equipe. Eles estavam procurando o segredo da multi-tarefa, mas ao invés disso acharam uma total incompetência na execução de múltiplas tarefas.

Pessoas multi-tarefas são péssimas em focar sua atenção, em organizar suas informações e para alternar entre tarefas, dizem os cientistas.

Depois de testar 100 estudantes de Stanford, eles concluíram que multitarefeiros crônicos tem dificuldades em focar e não são capazes de ignorar informações irrelevantes.

O segredo é priorizar ao invés de “multi-tarefar”, é ter uma seqüência lógica de execução para o dia. Defina uma ordem numérica e execute essa seqüência. Se algo novo surgir, adicione no dia e repriorize a ordem.

Christian Barbosa

Comprometimento e motivação em tempos de crise

Desde setembro de 2008 a sociedade vivencia uma forte crise financeira nos cinco continentes. A economia mundial foi afetada e a carreira de muitos profissionais ameaçada. Nas empresas, o clima é de instabilidade e insegurança, pois não se sabe quem será o próximo demitido. Em meio a tanta incerteza, o que fazer para manter o comprometimento dos colaboradores para com as atividades da organização?

Em entrevista ao RH.com.br, o consultor organizacional Armando Ribeiro apresenta o caminho que as organizações devem trilhar para manter os colaboradores comprometidos em suas atividades e consequentemente motivados. "O primeiro passo é deixar muito claro a real situação da empresa e do mercado em que ela atua. No momento seguinte desenhar novos processos para atingir resultados práticos, objetivos e mensuráveis onde um dos elementos fundamentais seja a participação de todos os funcionários", destaca.

Armando Ribeiro é um dos palestrantes da 3ª edição do ConviRH - Congresso Virtual de Recursos Humanos, evento promovido pelo RH.com.br, que acontecerá entre os dias 14 e 29 de maio de 2009. O consultor ministrará apresentação "Liderando na mudança". Acesse www.convirh.com.br, confira a grade de palestras, participe dessa rede de conhecimentos e invista na sua carreira. Abaixo, a entrevista na íntegra. Boa leitura!


RH.COM.BR - O que significa comprometimento organizacional?
Armando Ribeiro - Posso ser provocativo? Comprometimento organizacional não existe. Comprometer-se, na minha opinião, somente com pessoas ou ações - jamais com algo sem corpo e alma. Assim podemos concluir que comprometimento organizacional significa comprometer-se com as pessoas e ações que compõem uma organização. Comprometer-se em estar junto com aquelas pessoas organizadas que tem objetivos comuns. Não me comprometo com a organização em si, mas com as pessoas que fazem parte dela por que acredito, como elas, que juntos iremos alcançar objetivos comuns e que todos irão se beneficiar. Algumas pessoas têm dificuldade em assumir comprometimento por medo das promessas que irão realizar. Não necessariamente por que não sabem o que fazer e como fazer, mas pela possibilidade de ficar em DÍVIDA com alguém. O medo de contrair dívidas está também associado a cobranças que possam passar a existir.

RH - Qual a importância desta competência no ambiente corporativo?
Armando Ribeiro - Lembrando que comprometimento pode ser algo tal como: prometo que farei ou estarei junto com essa pessoa ou com "essas pessoas" realizando algo em meu benefício e de outros. Assim é que a competência de comprometimento significa para as organizações algo que vai além das simples execução de tarefas. Comprometimento significa ir além do necessário, pois ele advém de uma promessa que se não cumprida, o primeiro prejudicado é o próprio profissional - a própria pessoa. Uma pessoa comprometida com seu trabalho e com a execução do melhor é o que uma corporação necessita.

RH - Qual o perfil do profissional comprometido?
Armando Ribeiro - Normalmente é uma pessoa colaboradora, que toma a iniciativa, que procura saber das consequências de seus trabalhos e cobra dos seus colegas a participação ativa e não reativa na execução das tarefas. Tem capacidade de ver o futuro, pois sabe que o seu comprometimento está intimamente ligado aos resultados que almeja. Toma decisões mesmo que polêmicas e assume riscos para não perder o foco nos resultados. É cooperativo e procura ajudar os colegas quando sente que algo não está caminhando como deveria de forma natural e proativa. Procura ser criativo para conseguir maiores e melhores resultados e em muitos casos é uma pessoa bem humorada e alegre. Aceita desafios e corre riscos. Assume a responsabilidades.

RH - Existe algum mecanismo que a empresa verifique o nível de comprometimento dos funcionários? Como isso pode ser observado?
Armando Ribeiro - Mecanismos não existem para se medir comprometimento. Ou estamos comprometidos ou não. Não existe comprometimento nivelado ou parcial, assim como não existe meia-gravidez. Esse é o grande enigma que as organizações precisam desenvolver. Uma sugestão é verificar se os objetivos que estão sendo atingidos são coerentes com os objetivos pessoais de cada um dos profissionais. Outra maneira que pode ser verificada pelas organizações é saber como andam as doenças psicossomáticas dos seus empregados. Pessoas comprometidas não adoecem com facilidade, pois procuram trabalhar com prazer e não com sofrimento. Dificilmente você ouvirá uma pessoa comprometida reclamar do sacrifício que é trabalhar todos os dias.

RH - A falta de comprometimento no trabalho pode prejudicar o desempenho profissional?
Armando Ribeiro - Pode e muito. Dependendo do grau de complexidade das tarefas a serem executadas as pessoas não comprometidas simplesmente utilizam o trivial e a regra comum, e não alcançam desenvolvimento nem nas tarefas nem em si próprio. Já uma pessoa comprometida vai além do processo, procura através do trabalho prazeroso descobrir novas formas de fazê-lo; desenvolve os processos e está sempre buscando seu autodesenvolvimento. Quem não se compromete, não participa. É verdade que não corre riscos, também não aceita desafios. Não será nunca parte integrante das decisões, não se sentirá influenciador e transformador. Não terá com o que vibrar. Não terá por que lamentar ou comemorar. Não aprenderá. Prefiro trabalhar com uma pessoa comprometida, mas sem muito domínio das tarefas do que com um especialista que não está comprometido.

RH - O que pode ser considerado "fator adverso" ao comprometimento organizacional?
Armando Ribeiro - Um fator adverso é que os profissionais comprometidos são questionadores, buscam inovação, estão sempre ligados a objetivos e querem se desenvolver. Quando o comprometimento entra em conflito com os objetivos rotineiros e sem perspectivas futuras o profissional comprometido entra rapidamente num estado de desmotivação e apatia. Empresas que não procuram valorizar os resultados que os profissionais comprometidos podem perdê-los com facilidade. Empresas que não gostam de profissionais questionadores e inovadores poderão ter sérios problemas com esse tipo de profissional.

RH - É possível estar envolvido sem estar comprometido?
Armando Ribeiro - Completamente! Estar envolvido numa tarefa nem sempre quer dizer que estamos comprometidos. Se pudéssemos dar um passo a passo do comprometimento teríamos que colocar o envolvimento como um dos primeiros passos do processo. O envolvido cumpre a tabela que lhe foi designada e pode ou não comemorar os resultados e, via de regra, se exime dos resultados não esperados. O comprometido vibra intensamente com os resultados e procura verificar a sua responsabilidade quando eles não são atingidos como esperado. Ele está junto em todas as partes do processo e trabalha em equipe. O envolvido apenas cumpre aquilo que foi determinado - na maioria das vezes com bom desempenho, entretanto, não é participativo como o comprometido.

RH - Em meio à instabilidade econômica, de que forma as empresas podem trabalhar o comprometimento dos colaboradores?
Armando Ribeiro - O primeiro passo é deixar muito claro a real situação da empresa e do mercado em que ela atua. Divulgar resultados, balanços, custos e investimentos. No momento seguinte desenhar novos processos para atingir resultados práticos, objetivos e mensuráveis onde um dos elementos fundamentais seja a participação de todos os funcionários. Definir a responsabilidade de cada uma das partes no processo é a melhor maneira de se desenvolver profissionais comprometidos. Profissionais comprometidos precisam necessariamente saber para onde estão indo. Precisam saber também se onde estão indo com todos é um lugar onde os benefícios que ele terá serão superiores aos que tem no aqui e agora. Precisam saber se seus objetivos pessoais - sim o profissional comprometido tem objetivos pessoais bem definidos - são compatíveis com os objetivos da organização e trabalhar os conflitos que poderão aparecer.

RH - Na prática, como isso pode ser feito?
Armando Ribeiro - Além daquilo que expus acima, um forte desenvolvimento de equipes de trabalho, reconhecimento do papel que cada um tem perante o cliente da organização. Redefinição de cargos de chefias que não se expressam adequadamente para liderar equipes. Formação de novos líderes com alta capacidade organização e de resiliência. Oferecimento de outros benefícios - nem sempre financeiros - garantia de emprego para aqueles que atingirem as metas pessoais e das equipes. Desenvolvimento de outras atividades de responsabilidade social junto à comunidade onde é a Sede da Organização são muitas das ideias que podem ser colocadas em prática. O profissional comprometido precisa ver resultados de curto, médio e longo prazo e comemorá-los. As empresas que já começaram a realizar algumas dessas ideias estão saindo da crise de uma forma consistente e sólida.

RH - Qual o papel do profissional de RH para o desenvolvimento do comprometimento no ambiente de trabalho?
Armando Ribeiro - Um articulador das ações de convencimento com os demais líderes da organização. O RH pode e deve ser um canal de comunicação entre os profissionais e as lideranças. O RH pode mapear os locais e situações onde estão ocorrendo menor produtividade, onde ocorrem maiores índices de doenças psicossomáticas, desenvolver reuniões com as equipes para atuar como mediadores entre a equipe e a possíveis lideranças agressivas. Desenvolver canais de comunicação e divulgação dos objetivos da organização. Descobrir e treinar os novos líderes. Propor soluções alternativas de salário e recompensas. Criar nos profissionais o sentido do seu próprio valor e valorizar cada atividade dentro da organização.

RH - Que conselhos o Sr daria a quem busca estar comprometido não só com as atividades, mas também com a organização?
Armando Ribeiro - Se a pessoa está só comprometida só com a atividade - ela não está comprometida com nada, apenas envolvida em fazer certa a sua tarefa. Estar comprometido significa buscar algo a mais naquilo que fazemos, há algum tempo escrevi um artigo sobre isso e vou reproduzir aqui um trecho que acredito responde exatamente essa questão:
Com-prometi-mento é o substantivo derivado de com- prometer - ato de fazer uma promessa! Quando me comprometo, faço uma promessa de algo, de realizar, de estar junto. Comprometer-se é prometer ação. Quem promete fica com uma dívida. A dívida será paga com ações. É fundamental que antes de estarmos comprometidos, saibamos como iremos realizar nossas promessas. Entender os objetivos das ações prometidas, ter o conhecimento necessário para fazer e, não estar apenas informado daquilo que deve ser feito.

Entrevista com Arnaldo Ribeiro
Fonte:http://www.rh.com.br